Concernant les modalités d’archivage des documents, il faut différencier la durée d’utilité administrative DUA c’est-à-dire l’archivage dans votre service ou un endroit proche directement accessible et l’état des archives après la DUA.
Vous trouverez dans la partie textes réglementaires , rubrique « organisation des CESU », 2 textes anciens mais encore en vigueur. Ces textes ne tiennent pas compte des possibilités de dématérialisation.
Le fonctionnement administratif entre le CESU et le service de formation continue a un impact sur vos modalités d’archivage et doit être discuté en interne. Exemple : la convention doit être archivée dans le service émetteur de la facture ; si ce n’est pas le CESU alors vous n’auriez pas besoin de l’archiver mais pour des aspects pratiques de fonctionnement vous pouvez décider d’en garder une copie durant la DUA.
Nous vous proposons la synthèse suivante dans le cadre de l’AFGSU
| Document | Durée DUA | Après DUA | Commentaire |
| Convention | 5 ans | Conservation au sein du service financier | |
| Convocation | Année civile | ||
| Emargement | 5 ans | 10 ans | |
| Attestation de présence | Année civile | Destruction | |
| Diplôme listing | 4 ans : validité de l’AFGSU | Conservation | Conservation listing à jour |
| Questionnaire de satisfaction | Selon tableau de suivi des actions | Selon procédure qualiopi | |
| Evaluation du candidat | 4 ans : validité de l’AFGSU | ||
| Copie CNI | Année civile | Destruction |
