Modalités d’archivage des documents

Concernant les modalités d’archivage des documents, il faut différencier la durée d’utilité administrative DUA c’est-à-dire l’archivage dans votre service ou un endroit proche directement accessible et l’état des archives après la DUA.

Vous trouverez dans la partie textes réglementaires , rubrique « organisation des CESU », 2 textes anciens mais encore en vigueur. Ces textes ne tiennent pas compte des possibilités de dématérialisation.

Le fonctionnement administratif entre le CESU et le service de formation continue a un impact sur vos modalités d’archivage et doit être discuté en interne. Exemple : la convention doit être archivée dans le service émetteur de la facture ; si ce n’est pas le CESU alors vous n’auriez pas besoin de l’archiver mais pour des aspects pratiques de fonctionnement vous pouvez décider d’en garder une copie durant la DUA.

Nous vous proposons la synthèse suivante dans le cadre de l’AFGSU

DocumentDurée DUAAprès DUACommentaire
Convention5 ansConservation au
sein du service financier
ConvocationAnnée civile
Emargement5 ans10 ans
Attestation de
présence
Année civileDestruction
Diplôme
listing
4 ans : validité de l’AFGSUConservationConservation
listing à jour
Questionnaire de satisfactionSelon tableau de suivi des actionsSelon procédure qualiopi
Evaluation du candidat4 ans : validité de l’AFGSU
Copie CNIAnnée civileDestruction